В гостях у программы «Утро в Петербурге» Надежда Коломацкая, специалист по этикету.
Марианна Дьякова, ведущая: 2 октября 1971 года родилась электронная почта, лишила нас теплоты, бумаги, разгадок, тайн, почерка, времени ожидания заветных конвертов.
Николай Растворцев, ведущий: Да, несмотря на то что цифровые письма рассылаются вот уже 53 года, далеко не все научились владеть цифровым этикетом, о котором поговорим далее. Что допустимо, а где фантазия непозволительна, если дело касается деловой переписки?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: Если мы говорим о деловой переписке, то каждая мелочь играет роль. Поэтому, когда от вас приходит электронное письмо, там должно быть понятно, от кого пришло, чтобы там не было, каких-то детских интересных нюансов. Заботьтесь о том, чтобы там было имя, либо ваша фамилия. И, если вы отправляете письмо от компании, или вы сами являетесь лицом, то очень здорово, когда доменное имя привязано к вашему профессиональному роду деятельности.
Марианна Дьякова, ведущая: Иногда вставляют год рождения в электронный адрес. Насколько это правомерно и насколько это корректно?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: Правомерно, если это не деловая переписка.
Николай Растворцев, ведущий: «Тема письма» – это еще один блок, который можно заполнять, а кто-то не заполняет. Насколько полной или краткой, если заполняете тему письма, она должна быть?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: В деловой переписке тема должна быть максимально подробно написана. Если вы отправляете документы в бухгалтерию, то тема договорного подписания вообще ни о чем не говорит. Договор от такого-то числа, с такой-то компанией, чтобы в поиске было удобно вернуться и найти то письмо, которое вы ищете.
Марианна Дьякова, ведущая: Конечно, самое важное – как начать письмо и как закончить. Я думаю, это производит наибольшее впечатление и позволяет добиться тех целей, с которыми мы пишем это письмо. Как правильно поздороваться и попрощаться, когда это официальная деловая переписка?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: В деловом мире есть самое комфортное обращение – «Добрый день». Вне зависимости от того, в какое время вы пишете, подразумевается «добрый рабочий день». Что касается попрощаться, есть клишированные фразы «с уважением…», имя, фамилия, ваша должность, название компании, сайт и альтернативный способ связи с вами, мобильный или рабочий телефон.
Николай Растворцев, ведущий: Вот некоторые уверяют, что «Вы» с большой буквы писать уже не надо, пишите всем с маленькой буквы. Что нам может ответить на этот пункт этикета?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: Когда вы пишете «Вы» с большой буквы, это значит, что вы обращаетесь к одному конкретному человеку. «Вы» с маленькой буквы подразумевает, что вы обращаетесь к группе лиц. Соответственно, если конкретный, то заглавная буква. И если это группа лиц или гипотетические ваши собеседники, то вы пишете с маленькой, это элементарная грамотность.
Николай Растворцев, ведущий: А если мы не знаем, то есть мы отправляем в компанию, может быть прочтет несколько человек, может быть кто-то один, кто-то кому-то перешлет.
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: В этом случае с большой, потому что вы пишете определенный адрес, соответственно, получатель будет конкретное лицо.
Николай Растворцев, ведущий: Если я в отдел кадров, например, направил резюме. «Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру…»
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: С заглавной.
Марианна Дьякова, ведущая: Какой может быть максимальный размер делового письма?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: В деловой переписке каждое слово имеет вес. Поэтому взвешиваем каждое слово, перечитываем несколько раз, чтобы исключить ошибки орфографические, пунктуационные, потому что первые впечатления формируются через письмо мгновенно. У вас не будет возможности улыбнуться каким-то образом, иначе повлиять на впечатление о вас. Каждое слово должно быть выбрано максимально коротко и лаконично. Одно предложение — одна мысль. И разбиваем на абзацы, чтобы было понятно, о чем мы.
Марианна Дьякова, ведущая: Сейчас принято снабжать свою речь огромным количеством дополнительных символов. Различных стикеров, различных отражающих наши эмоции символов. Насколько это может быть допустимо? И в какой части такого письма?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: В деловой переписке неуместно использование смайликов.
Николай Растворцев, ведущий: Что касается объема, написали письмо краткое, но прикрепили 20 файлов для ознакомления. Есть ли уместное количество прикрепленных файлов к одному деловому письму?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: Важно экономить все ресурсы того, кому вы отправляете письмо, в том числе и трафик. Поэтому тяжелые файлы мы отправляем ссылкой, сохраняем на файлообменник и отправляем ссылочку. В этом случае вы не обязуете человека подгрузить сразу же все вложения.
Николай Растворцев, ведущий: Но не подумает ли человек, что мы заставляем его самому искать в этих папках на разных дисках и облачных сервисах, мол, посмотри, что понравится. А когда ты прикрепляешь пусть 20 файлов, например, фотографий, ты точно знаешь, что человек посмотрит конкретные документы.
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: Есть фотографии и резюме. Это не тяжелые файлы, их можно прикрепить к письму. Что касается более тяжелых видео, каких-то презентаций громоздких, вы адресную ссылочку не на папочку, а на конкретный файл отправляете, чтобы не нужно было искать и копаться.
Марианна Дьякова, ведущая: Нужно ли пытаться деловое письмо как-то особенно оформить? Например, включить некоторые блоки или вообще создать ему определенный дизайн?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: Всегда комфортно читать письмо, когда оно разделено на абзацы, и между абзацами можно размещать пустой абзац, чтобы визуально блоки разделялись.
Николай Растворцев, ведущий: Если отправил письмо, ничего не пришло. Как реагировать на отсутствие обратной связи?
Надежда Коломацкая, специалист по этикету: С точки зрения этикета, на письмо нужно отвечать в течение суток. Поэтому, если в течение суток вам не пришел ответ, вы можете уточнить по другому каналу связи, дошло ли письмо, есть ли вопросы и есть ли какие-то уточнения.
